Definicja MŚP obowiązuje od 1 stycznia 2005 r. i odnosi się do wszystkich programów i działań pomocowych, jakie Komisja Europejska kieruje do firm z sektora MŚP.

Zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej klasyfikacji przedsiębiorstwa dokonuje się według następujących kryteriów:

• zatrudnienie - liczba osób zatrudnionych, liczona w Rocznych Jednostkach Roboczych (RJR),
• kryteria finansowe - roczny obrót lub całkowity bilans roczny.

Załącznik I do Rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 88 Traktatu (tzw. ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych; Dz. Urz. UE L 214 z 09.08.2008 r.) określa, że na kategorię mikro, małych i średnich przedsiębiorstw (MSP) składają się przedsiębiorcy, którzy zatrudniają mniej niż 250 pracowników, i których obroty roczne nie przekraczają 50 mln EUR i/lub których roczna suma bilansowa nie przekracza 43 mln EUR.

W kategorii MSP:

- mikroprzedsiębiorca jest zdefiniowany jako przedsiębiorca zatrudniający mniej niż 10 pracowników i którego obroty roczne i/lub roczna suma bilansowa nie przekracza 2 mln EUR.

- mały przedsiębiorca jest zdefiniowany jako przedsiębiorca zatrudniający mniej niż 50 pracowników i którego obroty roczne i/lub roczna suma bilansowa nie przekracza 10 mln EUR.

- średni przedsiębiorca jest zdefiniowany jako przedsiębiorca zatrudniający mniej niż 250 osób i którego obroty roczne nie przekraczają 50 mln EUR i/lub którego roczna suma bilansowa nie przekracza 43 mln EUR.

Porównanie danych przedsiębiorstwa z progami i pułapami zamieszczonymi wyżej umożliwi wstępne ustalenie, czy są Państwo mikroprzedsiębiorcą, małym, średnim czy dużym przedsiębiorcą. Należy zwrócić uwagę na to, że zachowanie progu zatrudnienia jest obowiązkowe. W przypadku pułapu dotyczącego rocznego obrotu lub całkowitego bilansu rocznego przedsiębiorca wybiera jeden z nich. Przedsiębiorca nie musi spełniać obydwu warunków finansowych i może przekroczyć jeden z tych pułapów, nie tracąc swojego statusu.

Dane, które są stosowane do określenia liczby zatrudnionych osób i kwot finansowych dotyczą ostatniego zatwierdzonego okresu obrachunkowego oraz obliczane są w skali rocznej. Kwota wybrana w odniesieniu do obrotów jest obliczana z wyłączeniem podatku od wartości dodanej (VAT) oraz innych podatków pośrednich.

Wyrażone w euro wielkości zawarte w definicji, dotyczące rocznych obrotów oraz rocznej sumy bilansowej przelicza się na złote według średniego kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roku obrotowego wybranego do określenia statusu przedsiębiorcy.

W przypadku, gdy z datą zamknięcia rozliczeń, przedsiębiorca stwierdza, że w skali rocznej zatrudnienie przekroczyło lub spadło poniżej pułapów dotyczących liczby zatrudnionych osób lub pułapów finansowych w stosunku do roku wcześniejszego uzyskanie lub utrata statusu średniego, małego lub mikroprzedsiębiorcy następuje tylko wówczas, gdy pułapy te zostaną przekroczone przez dwa okresy obrachunkowe z rzędu.

W przypadku nowoutworzonych przedsiębiorstw, których księgi finansowe jeszcze nie zostały zatwierdzone, dane które mają zastosowanie do określenia statusu przedsiębiorstwa, pochodzą z oceny dokonanej w trakcie roku finansowego.

Liczba osób zatrudnionych to liczba osób pracujących w pełnym wymiarze czasu u danego przedsiębiorcy lub w jego imieniu przez cały okres referencyjny (trzy lata), o którym mowa. Pracę osób, które nie przepracowały pełnego roku, tych, którzy byli zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu, niezależnie od okresu jej trwania oraz prace pracowników sezonowych liczy się jako części ułamkowe zatrudnionych osób.

Zgodnie z definicja przyjętą przez Komisję Europejską do osób zatrudnionych zalicza się:

1. pracowników;
2. osoby pracujące dla przedsiębiorstwa, podlegające mu i uważane za pracowników na mocy prawa krajowego;
3. właścicieli – kierowników;
4. partnerów prowadzących regularną działalność w przedsiębiorstwie i osiągających z niego korzyści finansowe.
   

Stażyści lub studenci uczestniczący w szkoleniu zawodowym na podstawie umowy stażu lub szkolenia zawodowego nie są uwzględniani jako personel. Nie uwzględnia się również czasu trwania urlopu macierzyńskiego lub wychowawczego.

W nawiązaniu do pkt. a. i b. prawo krajowe, w tym wypadku, obowiązujący Kodeks Pracy podaje w art. 2 następującą definicję pracownika: „Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.” Wobec powyższego osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło (umów cywilnoprawnych) nie uwzględnia się jako pracowników przy obliczaniu poziomu zatrudnienia.

Kolejnym krokiem przy kwalifikacji do sektora MŚP jest ustalenie, czy przedsiębiorstwo jest niezależne (jest to najczęściej spotykana kategoria), partnerskie czy związane.

Definicja w Załączniku I do Rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 wyodrębniona następujące kategorie przedsiębiorstw:

przedsiębiorstwo niezależne, partnerskie i związane.

Każda z nich odpowiada rodzajowi związku, w jakim to przedsiębiorstwo pozostaje z innymi przedsiębiorstwami.

Przedsiębiorstwa niezależne – działają całkowicie samodzielnie lub posiadają mniejszościowe udziały (mniej niż 25%) w jednym lub kilku innych przedsiębiorstwach a/lub inne przedsiębiorstwa posiadają poniżej 25% kapitału lub głosów (w zależności, która
z tych wielkości jest większa) w tym przedsiębiorstwie.

Przedsiębiorstwa partnerskie – jeżeli wysokość tych udziałów wynosi od 25% do maksymalnie 50%, wówczas uznaje się, że są to przedsiębiorstwa partnerskie.

Przedsiębiorstwa związane - jeżeli wysokość tych udziałów kształtuje się powyżej tego pułapu to przedsiębiorstwa uważa się za związane.

W zależności od kategorii, do której należy Państwa przedsiębiorstwo, będą Państwo musieli, przy obliczaniu danych dotyczących własnego przedsiębiorstwa, dodać dane dotyczące innych przedsiębiorstw – w przypadku przedsiębiorstw partnerskich i związanych. Wynik obliczeń pozwoli sprawdzić, czy Państwa przedsiębiorstwo mieści się w granicach progu zatrudnienia i pułapu finansowego ustalonych w definicji.

W przypadku przedsiębiorstwa niezależnego podstawą do sprawdzenia, czy zachowuje ono progi i pułapy określone w definicji MSP w odniesieniu do liczby osób zatrudnionych
i danych finansowych zawartych w sprawozdaniach finansowych są dane tego przedsiębiorstwa.

W przypadku przedsiębiorstwa partnerskiego przy ustalaniu, czy kwalifikuje się ono do przyznania mu statusu MŚP, należy dodać do własnych danych procent liczby osób zatrudnionych i danych finansowych drugiego przedsiębiorstwa. Procent ten odzwierciedla posiadany proporcjonalny udział w kapitale lub w głosach (w zależności, który jest większy).

Np.: jeśli posiadają Państwo 30% udziałów w innym przedsiębiorstwie, należy dodać 30% liczby osób w nim zatrudnionych, obrotu i całkowitego rocznego bilansu do własnych danych.

W przypadku przedsiębiorstwa związanego aby ustalić, czy Państwa przedsiębiorstwo zachowuje próg zatrudnienia i pułapy finansowe ustanowione w definicji, należy dodać 100% danych przedsiębiorstwa związanego do danych Państwa przedsiębiorstwa.

PRZESTRZEGANIE ZASADY „EFEKTU ZACHĘTY”

Uznaje się, że w przypadku mikro, małych i średnich przedsiębiorstw „efekt zachęty” jest spełniony, gdy zgłoszenie do udziału w szkoleniu nastąpiło przed podpisaniem umowy szkoleniowej.

W celu uniknięcia rozbieżności interpretacyjnych dotyczących „znaczącej zmiany”, Ośrodek Szkoleniowo- Doradczy EXANDI będzie uznawał, że „znaczącą zmianą” jest wzrost danej wartości/skrócenie czasu o min. 30% w stosunku do działań/projektu planowanego bez udziału środków z Poddziałania 8.1.1. PO KL.

OSD EXANDI w trakcie realizacji projektu jest zobowiązany do sprawdzenia, czy został spełniony podstawowy warunek „efektu zachęty” przewidziany dla mikro, małych lub średnich przedsiębiorców, w przypadku zaś innych przedsiębiorców – oprócz podstawowego warunku „efektu zachęty” co najmniej jeden dodatkowy warunek wymieniony w pkt 1-4.

W celu poświadczenia spełnienia co najmniej jednego z czterech ww. warunków beneficjent pomocy musi posiadać wewnętrzny dokument, który potwierdza ich spełnienie, np. analizę wykonalności działań szkoleniowych objętych pomocą na wypadek otrzymania pomocy lub bez jej udziału. Taki dokument powinien zostać sporządzony przed zgłoszeniem się przedsiębiorcy na szkolenie/doradztwo i sprawdzony przed podpisaniem umowy szkoleniowej z beneficjentem pomocy.